小規模事業者・中小企業の経営者、企業の採用担当者の方に向けて、採用業務の全体像をお伝えします。
この記事を読むと採用の全体像がつかめるだけでなく、やるべきことが明確になるので仕事の抜け漏れをあらかじめ防ぐことができます。
採用をお考えの方は是非、参考にされてください。
それでは早速、内容を見ていきましょう！
採用情報の確認
最初のステップ、採用情報の確認からです。
そもそもの話ですが、注意点としてまずは本当に採用すべきか慎重に検討した方が良いです。
それは、人の採用が経営に与える影響は大きいためです。
例えば、人を採用した後にミスマッチが分かることはよくあることです。その場合、採用に係る費用を回収するだけのリターンを得ることは厳しくなります。また、採用した人を簡単に辞めさせるわけにはいきません
人手不足の対応に関しては、外注や自動化などの案もあるかと思います。
今一度、採用する必要があるのかの問いかけとリスク想定をしたうえで慎重に進めていくことをおすすめします。
採用情報の確認は3つあります。
任せる仕事内容の確認
会社のどの部署のどういうポジションに配属したいのかを確認します。
採用要件の確認
どんな人を、いつまでに、何人採用するのかを確認します。
労働条件の確認
提示する待遇（年収、勤務地、休日休暇、福利厚生）を確認します。
このステップは一度決めたら終わり、ではなく採用が決まるまでに何度か戻ることも想定されます。
採用手法の検討・決定
採用情報の確認が済んだら次は採用手法の検討に移ります。
この段階で一番力を入れた方がいいものは情報収集です。
理由は、最近では採用手法が多様化していて単純にハローワークや有料の求人メディアを使えばいいというわけではないためです。
例えば、以前は手っ取り早く採用したい場合は大手の求人メディアに掲載することが近道でした。ですが今では求人メディアよりもIndeedや求人BOXなどのまとめサイトを活用した方が応募を集めやすかったりします。
他にも従業員の知り合いにアプローチするリファラル採用などもありますよね^^
情報収集を怠ると採用できるだけの応募が集まらなかったり、費用が多くかかってしまうこともありますのでしっかりリサーチしましょう！
情報収集
採用手法や市場動向など情報収集を行います。
採用予算の確保
採用にかかる費用の確認と予算を確保します。
採用手法の選定
自社に合う採用手法を決定します。
社内稟議
社内稟議が必要な場合は社内稟議を通します。
応募の母集団形成の準備
採用手法が決定したら、応募を集めるための準備に移ります。
応募を集めるためには現場の方の協力が不可欠です。
それは、採用以外でもそうだと思いますが「答えは現場にある」からです。
例えば、原稿取材で既存メンバーにインタビューさせていただいた際に、経営者や採用担当者からは出てこない現場ならではの話が聞けたりします。
採用は共感が大事です。
今活躍している人はどういう人で日々何を考え仕事をしているのか、仕事のやりがいなど、応募者が気になる情報は現場にあるといえます。
是非、現場の方も巻き込んで応募者へアピールできるようにしましょう！
募集情報の収集・整理
募集に必要な情報を収集して発注先へ連絡します。
配属部署へのヒアリング調整
取材が必要な場合は発注先から現場へのヒアリング日程調整を行います。
求人原稿のレビュー
発注先が作成した求人原稿を確認します。
採用プロセスの設計
求人公開が済んだらいよいよ面接？・・・ではなく、採用プロセスを設計します。
プロセスの設計を行わない企業が多いですが、採用はおもてなしが大事です。
人材獲得競争が激しくなっている今の時代、企業側が選ぶだけでなく応募者に選んでもらう努力をしなければ良い人材を採用できません。
そこで応募者をおもてなしする体制が重要になってきます。
例えば、書類選考は無くして面接の場を多く設ける、採用担当者はレスポンスが早く人当たりが良い人にお願いする、トラブルにならないように面接官のトレーニングを実施するなどなど。こうした少しの工夫で競合よりも一歩前に出ることができます。
是非、応募者をおもてなしするスタンスでプロセス設計を行ってみてくださいね。
選考プロセスの決定
書類選考の有無、筆記試験・適性検査の有無、面接回数を決定します。
採用担当者の決定
応募者対応をする担当者を決定します。
選考基準の明確化
書類選考、面接、内定の基準を決定します。
面接日程・場所の確保
面接官のスケジュールと面接場所の確保します。
面接官トレーニング
法令に抵触しない質問など面接方法の確認・選考結果の報告フローを説明します。
選考・内定
いよいよ大詰め、選考と内定出しのステップです。
ここで大事なのが、採用基準を下げないこと。
理由は、採用情報の確認でお伝えした通り、採用のミスマッチのマイナス影響は大きいからです。
忙しくて採用を急ぐ場合でも採用基準は守ることをおすすめします。
書類選考
書類選考を行います。
面接日程調整
選考結果の通知・面接日程の調整を行います。
選考
適性検査や面接などを実施します。
内定通知書の作成
ポジションや年収などの条件確認、作成、レビューを行います。
内定通知
最終面接合格者に内定通知を連絡します。
内定者フォロー
内定から入社まで時間がかかる場合は必要に応じて職場見学や会食を実施します。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
本日は採用業務の全体像についてお伝えしました。
採用は奥が深く、最近ではさらに業務が複雑化している傾向にあります。
各ステップごとのノウハウやコツについても今後記事にしていけたらと考えています。
今日の記事は以上です。
最後までご覧いただき、ありがとうございました！
