シニア層の応募があったとき、
「年齢を理由に不採用と伝えてよいのか」
「不採用通知はどう書けばよいのか」
と迷うこともあると思います。
特に、若手採用を想定していた求人にシニアの応募があった場合、現場としてはどう伝えるべきか悩みやすいものです。
ただ、ここで気をつけたいのは、年齢そのものを理由に採否を判断したり、年齢を理由に応募を断ったりすることは、原則として認められていないという点です。厚生労働省は、募集・採用における年齢制限を原則禁止としており、形式上「年齢不問」としていても、実際に年齢を理由に応募を断ったり、書類選考や面接で年齢を理由に採否を決定したりすることは法の趣旨に反すると案内しています。
そこで今回は、シニア応募者への不採用通知について、年齢理由の考え方、通知文の書き方、問い合わせがあったときの対応まで整理します。
まず結論：年齢を理由に不採用と伝えるのは避けた方がよい
結論からいうと、シニアの応募者に対して「年齢が理由です」と伝えるのは避けた方がよいです。
厚生労働省は、募集・採用において年齢を理由とした制限を原則禁止としており、年齢を理由に応募を断ったり、書類選考や面接で年齢を基準に採否を決定することは法の規定に反すると明示しています。ハローワークも、事業主から不採用理由として性別や年齢を告げられたという求職者の声を踏まえ、採用・選考時の留意事項を示しています。
そのため、不採用通知では年齢ではなく、採用基準全体の中で総合的に判断した結果であるという形にとどめるのが無難です。
不採用通知は、相手を納得させるために細かく理由を書く文書というより、選考結果を丁寧に伝える文書と考えた方が実務では扱いやすいです。
シニア応募者を不採用にする際に企業が整理したいこと
不採用通知の文面を考える前に、企業側で整理しておきたいことがあります。
それは、年齢ではなく、何を基準に採用判断したのかです。
厚生労働省の「公正な採用選考」では、応募者本人の適性や能力を基準として選考することが重要だとされています。年齢そのものではなく、業務内容との適合性、これまでの経験、勤務条件との一致、期待する役割との整合性などで判断することが基本です。
たとえば、次のような観点です。
- 募集している業務内容と経験が合っているか
- 勤務時間や働き方の条件が一致しているか
- 現場で求める役割に合っているか
- 他候補者との比較の中で総合的にどうだったか
ここが曖昧なままだと、不採用通知の表現もぶれやすくなります。
まずは、社内で「今回は何を重視して判断したのか」を言葉にしておくことが大切です。
シニア応募者への不採用通知の基本的な考え方
不採用通知では、次の3点を押さえるとまとまりやすいです。
- 応募への感謝を伝える
- 選考結果を簡潔に伝える
- 今後の活躍を祈る言葉で締める
ここで大事なのは、不必要に理由を書きすぎないことです。
「慎重に選考した結果」「総合的に検討した結果」など、一般的な表現で十分なことが多いです。
書類選考後の文例
このたびは弊社求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。
慎重に選考いたしました結果、誠に残念ではございますが、今回はご希望に沿えない結果となりました。
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆ながら、今後のご活躍をお祈り申し上げます。
面接後の文例
先日はご多用のところ、面接にお越しいただきありがとうございました。
社内にて慎重に検討いたしました結果、誠に残念ながら今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
ご応募いただきましたことに感謝申し上げますとともに、今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
メールで送る場合の文例
件名：選考結果のご連絡
〇〇様
このたびは弊社求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。
また、面接にご参加いただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。
慎重に選考いたしました結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
何卒ご理解くださいますようお願い申し上げます。
末筆ながら、今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
このくらいで十分です。
あえて年齢に触れる必要はありません。
不採用理由を聞かれたときの答え方
不採用通知そのものには詳しい理由を書かなくても、応募者から理由を聞かれることがあります。
このときも、年齢を直接理由にしないことが大切です。
回答するときは、個人を強く否定する言い方ではなく、選考全体の中での判断であることを伝える方が無難です。
返答の考え方
- 今回の募集で重視していた条件との適合性
- 他の候補者との比較を含めた総合判断
- 今回の採用方針との違い
返答例
今回の募集では、業務内容や勤務条件との適合性を含めて総合的に選考いたしました。
その結果、今回は別の方で進める判断となりました。
何卒ご理解いただけますと幸いです。
ここでも、年齢を前面に出さない方がよいです。
また、感情的なやり取りになりそうな場合は、文面を短く保ち、議論を広げすぎないことも実務上は重要です。
ハローワーク経由の応募で気をつけたいこと
ハローワーク経由の応募でも、基本的な考え方は同じです。
ハローワークの案内でも、選考結果は必ず本人に直接連絡し、求人票に記載した日数を守るよう求めています。また、不採用理由として性別や年齢を告げられたという求職者の声が紹介されており、配慮が必要なポイントとされています。
そのため、ハローワーク経由の場合は特に、
- 選考結果の連絡を遅らせない
- 求人票に書いた条件と実際の判断をずらさない
- 年齢に触れる表現を避ける
この3点は意識しておきたいところです。
また、求人票の段階でも、厚生労働省は募集・採用における年齢制限は原則禁止としています。例外事由が認められるケースはありますが、限定的です。通常は「年齢にとらわれず、人物本位・能力本位で判断する」前提で運用するのが基本です。
企業として気をつけたいこと
このテーマでいちばん大事なのは、通知文の書き方だけではありません。
募集段階から、年齢ではなく適性・能力・条件適合で判断する運用にしておくことです。
不採用通知で表現を整えても、実際の選考で年齢を基準にしているように見える運用があると、後で説明がつかなくなります。
企業としては、次の点を確認しておくと安心です。
- 求人票の条件は具体的か
- 採用基準が社内で共有されているか
- 選考理由を言葉で説明できるか
- 不採用通知の文面が統一されているか
ここが整うと、担当者ごとのばらつきも減ります。
まとめ
シニアの応募者を不採用にするときは、年齢を理由に不採用と伝えるのは避けた方がよいです。
厚生労働省は、募集・採用における年齢制限を原則禁止としており、年齢を理由に応募を断ったり、採否を決めたりすることは法の趣旨に反すると示しています。
不採用通知では、応募への感謝、選考結果、今後の活躍を祈る言葉を中心に、簡潔にまとめるのが基本です。
そのうえで、社内では年齢ではなく、適性・能力・条件適合で判断できるよう、採用基準を整理しておくことが大切です。
採用活動は、試行錯誤しながら進めている会社も多いと思います。今回の内容が、少しでも整理の参考になれば嬉しいです。
FAQ
年齢を理由に不採用にしてもよいですか？
原則として避けた方がよいです。厚生労働省は、募集・採用における年齢制限を原則禁止としており、年齢を理由に応募を断ったり採否を決めたりすることは法の趣旨に反すると案内しています。
不採用通知に理由は書くべきですか？
必ずしも詳しく書く必要はありません。応募への感謝と選考結果を簡潔に伝える形で十分なことが多いです。
シニア応募者への不採用メールで気をつけることは何ですか？
年齢に直接触れないこと、感謝の言葉を入れること、簡潔で丁寧な表現にすることが大切です。
ハローワーク経由の応募でも同じ考え方でよいですか？
基本的には同じです。選考結果は本人へ直接連絡し、年齢を不採用理由として伝えることは避けた方がよいです。
