「前に頼んだ仕事、どこまで進んだ？」
そう上司に訊かれて、ドキッとしたことありませんか？
私はあります(笑)
実は一ミリも進んでなくて焦るんですよねー。締切までに終わらない、手をつけない、あるあるだと思います。
今日は、そんな仕事の進め方についてちょっとしたコツをお伝えしたいと思います。私自身、求人広告の営業をしていた時は、毎日に近いくらい広告の締切に追われていたことがあります。そんな経験から編み出したコツですのできっとみなさんのお役に立てると思います。
この記事を見て欲しい方はこんな方々です。
- 仕事を締切までに終わらずよく周りから叱られている
- まだ時間があると思ってたら締切寸前だったことがある
- 上司や周りの評価を上げたい
では、内容に入っていきましょう！
締切までに時間がある、は危険！
まずは面白い法則からお伝えしますね。
みなさんは「パーキンソンの法則」をご存知でしょうか。
これは、イギリスの歴史学者であり社会生態学者、経済学者であるノースコート・パーキンソンが初めて体系的に明らかにしたもので、その法則では「人は時間があるから仕事をするのではなく、締切に合わせて仕事を始める性質がある」と言われています。
一般的にも、人間は時間に余裕があると無駄に仕事を膨らませて、与えられた時間を残らず使い、ぎりぎりになって仕事を終える傾向があるとも言われています。
言われてみれば確かに、そう思いませんか？
そうなんです！時間があるから仕事ができるではなくて、時間があることがかえって仕事に取り掛かることを阻害してしまっているんですね。
加えて、急にアポなしの来客があった、上司に呼ばれた、会議に出なくてはならなくなったなど毎日なにかしら予定外・想定外の出来事は起こるものです。
そんな想定外の出来事が起きても時間を確保するための考え方があります。
それが時間予算です。
締切までの時間予算を考える
例えば、月曜日に依頼された仕事を金曜日までに仕上げる、そんな時にどんな考え方でスケジュールを組みますか？
時間予算の考え方はこうです。
その仕事に割ける時間が10あるとすると、実際には7割しか使えないと認識していつ何をやるか予定化します。あとの3割は想定外の対応もしくはバッファです。
こうすれば、もし突発で何かあったとしても十分に対応することができます。
一方で、こういった時間予算の考えができていなかったら、締切ぎりぎりに仕上がるように予定を組んでいるので、想定外の出来事があるとリカバリーがきかなくなってしまうんですね。
時間予算だけでも十分に期限までに仕事を仕上げられる可能性は高まりますが、さらに有効なコツがあるのでご紹介します。
それは、締切を二つ設定することです。
締切は一つだけでは不十分
締切を二つ設定する？なぜそうするの？
そう感じられたかもしれませんね。
でも、ここができるビジネスマンとそうでない人の分かれ目かもしれません。
仕事ができる人は何をしているかというと、依頼者の締切とは別に自分なりの締切を主体的に設定しているのです。
しかも二つ。
一つ目の締切は開始デットライン、二つ目は終了デットラインです。
その仕事がどのくらい工数がかかるか予測して、いつまでに取り掛からないといけないのか、いつまでに終わらせるかを考えてスケジュールを組むことがコツです。
締切の効果は絶大です。
締切こそがあなたを緊張させ、必死にさえるのです。
それを二つ設定するのですから効果がでないわけがありません。
先ほどの時間予算の考え方と二つの締切を実践できれば、どんな仕事も時間内に終わらせることができるでしょう。
やってみたいと思った方はぜひ取り組んでみてくださいね。
まとめ
最後までご覧いただきありがとうございます。今日の内容はいかがでしたでしょうか？
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