高校訪問のアポイント電話について、
「誰に電話すればいいのか」
「何を伝えればいいのか」
「例文はあるのか」
と迷うことも多いと思います。
特に、高校新卒採用に初めて取り組む会社では、高校訪問そのものに慣れておらず、電話の段階で止まってしまうことも少なくありません。
そこで今回は、高校訪問のアポイントは必要なのか、電話のかけ方、誰に連絡するのか、例文や時期の考え方まで、実務に沿ってわかりやすく整理します。
高校訪問はアポイントが必要？
結論からいうと、高校訪問は事前にアポイントを取ってから訪問するのが基本です。
高校の先生方は、授業、進路指導、保護者対応など、日々多くの業務を抱えています。事前連絡なしで訪問すると、担当の先生が不在だったり、十分に話す時間が取れなかったりすることがあります。せっかく足を運んでも、意図が十分に伝わらなければもったいありません。
また、学校側から見ても、誰が、何の目的で、いつ訪問するのかが事前にわかっている方が対応しやすくなります。初めて訪問する高校や、まだ関係性ができていない高校であれば、まずは電話でアポイントを取る方が無難です。
もちろん、地域やこれまでの関係性によっては、アポなしでも対応してもらえるケースがまったくないわけではありません。ただ、基本は事前に連絡して、訪問の了承を得ると考えておいた方がよいと思います。
高校訪問の電話は誰にかける？
高校訪問の電話は、まず学校の代表番号にかけ、進路指導の担当の先生につないでもらうのが一般的です。
学校によって呼び方は少し違いますが、窓口になることが多いのは次のような先生です。
- 進路指導主事の先生
- 就職指導担当の先生
- 進路課の先生
- 3年生の進路担当の先生
最初から先生の名前がわかっていれば、その方をお願いして問題ありません。名前がわからない場合は、無理に決めつけず、こう伝えれば十分です。
「高校新卒採用の件でお電話しました。進路指導のご担当の先生におつなぎいただけますでしょうか」
この一言で、用件はかなり伝わります。
高校訪問のアポイント電話で最初に何を伝える？
高校訪問のアポイント電話では、長く話しすぎず、要点を簡潔に伝えることが大切です。
最初に伝える内容は、基本的に次の3つです。
- 会社名と名前
- 高校新卒採用の件で連絡していること
- ご挨拶も兼ねて訪問したいこと
細かい会社説明まで電話でしようとすると、かえって伝わりにくくなります。まずは、「どういう目的で電話しているのか」を短くはっきり伝える方が自然です。
流れとしては、次の順で話すとまとまりやすいです。
- 会社名と名前を名乗る
- 高校新卒採用の件で電話したことを伝える
- ご挨拶も兼ねて訪問の機会をいただきたいと伝える
- ご都合のよい日時を伺う
この形であれば、大きく外しにくいと思います。
高校訪問のアポ電話の例文
ここでは、実際に使いやすい形で例文を紹介します。
受付・事務の方につながったときの例文
お世話になります。株式会社〇〇の△△と申します。
高校新卒採用の件でお電話しました。
進路指導のご担当の先生におつなぎいただくことは可能でしょうか。
先生につながった後の例文
お世話になります。株式会社〇〇の△△と申します。
現在、高校新卒採用を予定しておりまして、ご挨拶も兼ねて一度訪問のお時間をいただければと思い、お電話しました。
先生のご都合のよい日時がありましたら、ご相談させていただけますでしょうか。
求人票の提出も見据えて伝える場合の例文
お世話になります。株式会社〇〇の△△と申します。
今年度、高校新卒採用を予定しており、求人票の件も含めて一度ご挨拶に伺えればと思っています。
ご都合のよい日時がありましたら、教えていただけますでしょうか。
断られた場合の受け答え
先生の都合や学校の方針によっては、その場で訪問が難しいこともあります。その場合は、無理にお願いしすぎないことが大切です。
承知しました。ありがとうございます。
また必要な資料等がございましたら、お送りさせていただければと思います。
今後ともよろしくお願いいたします。
ここで印象を悪くしないことの方が重要です。一度断られたから終わりではなく、関係づくりはその後も続きます。
高校訪問の時期はいつがよい？
高校訪問は、できるだけ早めに動くことをおすすめします。
高校新卒採用にはルールやスケジュールがありますが、企業としての接点づくりは、その前から始まっています。訪問が集中する時期になると、学校側も多くの企業対応に追われるため、遅くなるほど印象に残りにくくなることがあります。
そのため、
- 求人票受付が始まる直前に慌てて動く
- 連絡が遅くなって、訪問日程が取りにくくなる
という状態は避けたいところです。
地域差はありますが、少なくとも直前になってから動くより、少し早めに連絡を入れておく方がスムーズです。
アポイントが取れた後に準備したいこと
アポイントが取れたら、訪問の中身も整理しておく必要があります。
ただ訪問するだけでは、十分な成果につながりません。
準備しておきたいものとしては、たとえば次のような内容があります。
- 求人票
- 会社案内
- 仕事内容がわかる資料
- 写真や採用パンフレット
- 採用ホームページ
- 伝えたいポイントの整理
特に大事なのは、先生が生徒に説明しやすい情報になっているかです。
先生方は多くの企業を見ています。その中で、
- どんな仕事なのか
- どんな生徒が向いているのか
- どんな職場なのか
- 安心して紹介できる会社か
が伝わりやすい資料の方が印象に残りやすくなります。
高校訪問で気をつけたいマナー
高校訪問では、内容だけでなく、姿勢やマナーも大切です。
まず意識したいのは、先生方は忙しい前提で動くことです。長く話しすぎず、要点を簡潔に伝える方が好印象になりやすいです。
また、自社のことを一方的に話すだけでなく、学校側の状況や考え方にも耳を傾けることが大事です。採用したい気持ちが強いと、どうしても自社のPRが中心になりがちですが、先生との信頼関係づくりという意味では、相手の立場を理解する姿勢の方が重要です。
もちろん、服装や言葉遣い、時間厳守といった基本も大切です。特別なことをするというより、丁寧で誠実な対応を積み重ねることが高校訪問では重要になります。
高校訪問を採用につなげるために意識したいこと
高校訪問は、単にアポイントを取って訪問すれば終わりではありません。
大事なのは、その後に「この会社なら生徒に紹介しやすい」と思ってもらえるかどうかです。
そのためには、次のような点まで整理しておきたいところです。
- 仕事内容がわかりやすいこと
- 職場の雰囲気が伝わること
- どんな生徒が向いているかが見えること
- 入社後の育成や受け入れ体制に安心感があること
高校新卒採用では、企業と学校の関係づくりも大切ですが、それ以上に、先生が生徒に説明しやすい情報を持ち帰れるかどうかが重要です。アポイント電話は、その入口と考えるとよいと思います。
まとめ
高校訪問は、事前にアポイントを取ってから訪問するのが基本です。
電話は学校の代表番号にかけ、進路指導の担当の先生につないでもらう流れが一般的です。
アポイント電話では、会社名、訪問目的、高校新卒採用の件であることを簡潔に伝えることが大切です。
また、アポイントが取れた後は、求人票や会社案内だけでなく、先生が生徒に説明しやすい情報まで整理しておくと、訪問の質も変わってきます。
高校新卒採用は、初めて取り組むとわからないことも多いと思います。
まずは、高校訪問のアポイント電話で止まらないように、基本の流れを押さえておくことが大切です。
採用活動は、試行錯誤しながら進めている会社も多いと思います。今回の内容が、少しでも整理の参考になれば嬉しいです。
FAQ
高校訪問はアポイントなしでも大丈夫ですか？
基本的には、事前にアポイントを取ってから訪問する方がよいです。先生が不在のこともありますし、突然の訪問は学校側の負担にもなりやすいためです。
高校訪問の電話は誰宛にかければよいですか？
まずは学校の代表番号にかけ、進路指導の担当の先生につないでもらうのが一般的です。
進路指導主事、就職担当、進路課の先生などが窓口になることが多いです。
高校訪問のアポ電話では何を伝えればよいですか？
会社名と名前、高校新卒採用に関するご挨拶であること、訪問の機会をいただきたいことを簡潔に伝えるとよいです。
高校訪問の時期はいつがよいですか？
地域や学校によって違いはありますが、直前に慌てるより、少し早めに動く方がスムーズです。訪問が集中する前に準備を進めておくことをおすすめします。
高校訪問で持っていくべき資料は何ですか？
求人票、会社案内、仕事内容がわかる資料、写真や採用パンフレットなどがあるとよいです。先生が生徒に説明しやすい資料になっているかも大切です。
